Comment aménager son temps de travail ?

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Le calendrier d’un leader reste très occupé. Nominations, discours, rapports, réunions… Une série de missions à organiser et à classer si vous ne voulez pas être envahi. Pour relever ce défi quotidien redoutable, voici quelques conseils qui vous permettront d’organiser votre programme au mieux.

Un programme pour ne rien oublier

Les planifications restent essentielles pour tout entrepreneur qui souhaite optimiser son programme. Toutes les activités doivent être répertoriées et listées tout au long de la semaine afin que personne ne soit oublié. Votre esprit se sentira encore plus calme, avec le sentiment de contrôler le cours de vos journées. Vous saurez, à l’avance, tout le travail que vous devez effectuer. Prenez donc une heure de votre temps pour classer vos différents impératifs et aller à votre calendrier. Certains vous permettent de l’affiner comme Acalendar : l’application mobile pour afficher le calendrier avec un mensuel, hebdomadaire et quotidien, et classer les rendez-vous et les missions avec des légendes de couleur.

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Différencier l’urgence de l’important

De tous vos impératifs, distinguez ce que vous appelleriez « urgent » de ceux considérés comme « importants ». Donnez la préférence aux débuts matinaux et en semaine, où vous restez plus productif, pour des missions plus urgentes. Créez une nouvelle liste où vous arbitrez vos priorités, que vous intégrerez à votre programme. Une bonne façon de ne pas céder au stress et à la pression.

Continuez : un réel avantage

À la fin de chaque journée, prenez le temps de passer au lendemain. Par exemple, définissez des plans de rapport, classifiez les factures si vous êtes sur le point de commencer la comptabilité ou préparez-vous au début d’un discours. L’accomplissement de ces quelques tâches vous permettra de commencer votre nouvelle journée avec la satisfaction de savoir que le travail a déjà commencé. Le système prouve que plus vous vous habituez à retarder, plus il s’accumule, c’est le contraire. Plus vous obtenez à l’avance, plus cette pratique deviendra une habitude, pour vous et plus vous l’aimerez. Qu’est-ce qu’il faut améliorer vos propres performances.

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Intégrez les pannes dans vos heures de travail

Arrêtez de voir les pauses comme une perte de temps ! Au contraire, ces derniers permettent une augmentation de la productivité. Le cerveau ne peut pas garantir une concentration constante, qui diminue au cours de la journée. Pas besoin de forcer votre capacité à produire. Au lieu de cela, prenez une pause-café de cinq à dix minutes pour décompresser et recharger vos batteries. Vous redémarrez plus productif et efficace. En d’autres termes, ils peuvent vous faire gagner du temps, contrairement à certaines idées acceptées.

E-mail et notifications : consommer avec modération

Les boîtes de courriel et les notifications téléphoniques représentent une perte de temps importante pour de nombreux cadres, selon leur degré de utilisation. Ils ont l’engouement malheureux de vous interrompre dans vos missions et de couper le fil de votre concentration. Vous devez rester disponible, bien sûr, mais être à des moments spécifiques : distribués, tout au long de la journée, trois emplacements exclusivement pour la visualisation des e-mails et des notifications, par exemple. Une astuce simple et efficace pour arrêter la concentration moins.

Activités alternatives pendant la journée

S’ il reste vrai que la concentration diminue au fil des heures, elle diminue également en fonction du temps consacré à la même tâche. N’hésitez pas à les alterner pour redonner de l’énergie au cerveau, qui, pour s’adapter à une nouvelle mission, sera plus prudent. Vous avez probablement déjà passé des heures sur un fichier : le mettre de côté pendant un moment pour aller de l’avant sur une autre tâche et le reprendre plus tard ne sera que plus bénéfique pour votre productivité.

Le télétravail, une autre façon d’organiser

Il arrive, certains jours, que votre présence dans le vos locaux n’est pas essentiel. Travailler à domicile quelques jours par semaine vous permet de mieux gérer vos heures de travail et de les concilier avec votre vie personnelle. Il est toutefois essentiel de rester disponible pour communiquer avec les employés au besoin. Veillez à ne pas percevoir le télétravail comme une sorte de congé, mais fixez des heures précises de début et de fin, et essayez de les respecter afin de ne pas vous pénaliser dans la progression de vos tâches.

Ne mettez pas de côté son intimité

La mise en page de votre programme ne concerne pas seulement vos heures de travail. En tant qu’entrepreneur, vous avez tendance à négliger votre vie personnelle. Même si votre entreprise prend la majeure partie de votre temps, il reste important de garder quelques moments pour vos proches ou pour vos activités personnelles. Pour ce faire, placez, dans votre calendrier, des horaires dédiés à des rendez-vous personnels ou sportifs ou des activités créatives, qui vous permettront de détendre la pression. Les heures de repas doivent également avoir leur place : le soir, hors de la question de manger devant l’ordinateur remplissant le fichier, sauf exceptions. Au lieu de cela, partagez ce moment avec vos proches afin d’éliminer le bien-être et la satisfaction personnelle.